Digital entrümpeln: So bringe ich Ordnung in mein digitales Chaos

Bist du wie ich eine digitale Sammlerin? Dann kennst du das Gefühl vielleicht auch: Eigentlich bin ich ziemlich organisiert. Im Laufe der Jahre habe ich mir eine Ordnerstruktur angelegt, die sich echt sehen lassen kann. Trotzdem muss ich ständig gegen mein eigenes digitales Durcheinander ankämpfen.

Ich finde in fast allem, was ich sehe und lese, eine Inspiration. Gehörst du auch zu den Menschen, die einfach alles spannend finden? Dann lies mal, wie Maren aus der Bastelfarbstube ihre Gedanken analog strukturiert.

Jedenfalls genau da beginnt mein Dilemma. All diese vielen kleinen Funde landen überall. Denn natürlich kommen die Ideen nicht nur dann, wenn ich an meinem Rechner sitze.

Oft bin ich unterwegs und mache einen Schnappschuss, öffne eine Seite über einen QR-Code, schicke mir selbst eine E-Mail als Erinnerung, speichere einen Beitrag auf Instagram oder LinkedIn, lade mir ein PDF herunter oder trage schnell etwas in meinem Kalender ein.

Und selbst, wenn ich an meinem Rechner sitze. Eine eilige Notiz, ein gespeicherter Link, ein kurzer Download. Auf dem Laptop, Smartphone und Tablet… Und plötzlich ist es da: das digitale Chaos.

Aber ich habe für mich ein paar Wege gefunden, wie ich beim digitalen Entrümpeln, nicht völlig die Nerven verliere. Vielleicht helfen dir diese Tipps dir ja auch, deine digitale Ordnung zu behalten.

Regelmäßig ist natürlich ein dehnbarer Begriff. Es gibt Zeiten, da sortiere ich fast täglich etwas aus, dann wieder tagelang nicht. Aber meistens schaffe ich es doch, wenigstens einmal die Woche zu entrümpeln. Besonders bei meinen E-Mails habe ich ein paar hilfreiche Routinen entwickelt:

Ich habe mehrere Postfächer (privat, geschäftlich, aus Kundenprojekten, zu Testzwecken). Früher hatte ich schon mal 6000 und mehr ungelesene E-Mails in meiner Inbox, vor allem Newsletter und andere unwichtige Nachrichten. Aber die rote Zahl auf meinen Telefondisplay hat mich monatelang nervös gemacht, bis ich aufgeräumt hatte. Radikal.

• Damit die Infobox nicht wieder überquillt, habe ich Filterregeln angelegt, um Nachrichten in die Unterordner zu verschieben.
• Jeden Morgen schaue ich einmal kurz durch meine Nachrichten und lösche Spam und irrelevante Infos.
• Etwa einmal in der Woche gehe ich durch all meine Nachrichten. Ich habe viele Newsletter abonniert (auch ordentlich in Unterordnern sortiert). Alles, was ich bisher nicht gelesen habe, wird konsequent gelöscht. Nur wenige dürfen bleiben, weil ich die als Inspiration nutze (aber nicht in meiner Inbox).

Das bringt mir direkt mehr Übersicht und eine digitale Ordnung.

Was in der analogen Welt funktioniert, muss auch digital funktionieren. Ich habe zwei Teenager zu Hause. Wer das auch hat, weiß, wovon ich rede. “Stell bitte den Teller in die Spülmaschine” oder “Räum die Backzutaten weg, nachdem du deinen Triple-Choc-Strawberry-Icing-Schokotraumkuchen gebacken hast”.

Am Ende nützt es nichts, sich lange aufzuhalten. Manche Sachen nimmt man beim Gang ins Bad oder aus dem Wohnzimmer einfach schnell mit und stellt sie an den richtigen Platz.

Genauso funktioniert das auch online. Ich habe mir angewöhnt, ein Dokument sofort in den richtigen Ordner zu verschieben. Zack. Erledigt. Ganz ohne “Ach, das mache ich dann, wenn ich mal richtig aufräume” … Vergiss es. Dazu wird es nie kommen. Jedenfalls nicht bei mir.

Ich habe ein Laufwerk, auf dem ich all meine Unterlagen speichere. In einer durchdachten Ablagestruktur für private Dateien, geschäftliche Unterlagen und Informationen von Kunden.

Vor dem Speichern liegen die Unterlagen oft in meinem Download-Ordner. Momentan auch wieder. Ein Seitenblick auf den Ordner sagt mir 31,7 GB. Klingt erstmal viel, ist es auch.

Aber für mich ist das wie eine digitale Zwischenablage. Ich speichere dort alles, was ich gerade schnell brauche oder noch nicht richtig zuordnen kann.

So ähnlich mache ich das auch in meiner Wohnung. Wenn das Chaos wieder überhandnimmt, schnappe ich mir eine Box. Dort wandert alles hinein, was ich gerade nicht zuordnen kann oder will: Stifte, Notizzettel, kleine Basteleien, Schrauben, Kabel, ein einsamer Kopfhörer usw.

Genauso funktioniert das digital. Ich habe zum Beispiel Unterordner für Kundenprojekte, “Follow-up”, “interessant zum Lesen”, “Familie”, “Inspirationen”. All diese Dokumente werden entweder nach einer Weile gelöscht oder auf meinem Laufwerk gespeichert. Dafür nehme ich mir auch immer wieder Zeit. Aber nicht sofort.

Ich bin ordentlich, aber aufräumen ist definitiv keine Leidenschaft. Aber irgendwann, wenn mich das digitale Durcheinander zu sehr nervt, meistens wenn meine Downloads wieder zu unübersichtlich werden, nehme ich mir die Zeit.

Ich stelle mir einfach einen Timer: eine Viertelstunde, eine halbe Stunde. Je nachdem, wie viel gerade zeitlich reinpasst. Denn kleine Schritte führen ja auch zum Ziel.

Dann nehme ich mir auch nur einen kleinen Teil vor, z. B. meine E-Mail-Inbox oder einen bestimmten Ablageordner, in dem zu viel Wildwuchs entstanden ist.

Probier das mal aus. Und mein Tipp: Bleib in dieser Zeit wirklich konsequent dran. Wenn der Timer dann klingelt, hast du vermutlich schon ordentlich was geschafft. Und wer weiß, vielleicht stellst du den Timer ja noch eine Viertelstunde weiter, weil du gerade im Flow bist. So geht es mir jedenfalls häufig.

Ich war (und eigentlich bin ich es noch) Teil einer Ausmist-Challenge. Ziel war, die Wohnung und irgendwann auch unsere Smartphones und Rechner von unnötigem Ballast zu befreien. Dinge, die man hortet und von einer Ecke in die nächste stellt.

Dafür brauchten wir nicht Mari Kondo. Das gemeinsame Ausmisten hat gereicht. Jeden Tag haben wir unsere Erfolge geteilt und gefeiert. Und mit jedem Teil, dass in die Tonne wanderte, wurde die Befreiung größer. Wir haben das viele Monate durchgehalten, bis wir eine Pause eingelegt haben.

Meine Empfehlung, schnapp dir ein paar Freundinnen und probiere es mal. Jede Woche ein Bereich: E-Mail-Postfächer, Desktop, Handyfotos, Downloads, Cloud-Ordner. So kann Aufräumen am Ende sogar richtig Spaß machen.

Das Schöne beim Aufräumen, auch beim digitalen Entrümpeln, du entdeckst Dokumente, Fotos oder Videos wieder, die du schon längst vergessen hattest. Fotoserien von dir oder deinen Lieben, und die dich zum Lächeln bringen. Textentwürfe, die du zwar nie veröffentlicht hast, in die aber viel Zeit und Gedanken geflossen sind.

Gehe deine Ordner durch und entscheide dich ganz bewusst dafür, Dateien zu löschen oder doch zu behalten.

Du musst dich nicht von allem trennen. Es reicht, wenn es einen Ordner gibt, in dem du solche Dateien sammelst. Irgendwo, wo du nicht jeden Tag darüber “stolperst”. So ähnlich wie die Kiste mit Erinnerungen, die du auf den Dachboden bringst und dir in ein paar Jahren mal wieder anschaust.

Nimm dir lieber kleine Einheiten vor, entwickle einfache Routinen, anstatt alles immer aufzuschieben.
Du wirst sehen: Je weniger digitales Durcheinander dich umgibt, desto mehr Fokus hast du für das, was wirklich zählt.